Organizatorem tego wydarzenia, które ma łączyć wszystkie środowiska polskie i polonijne na obczyźnie, jest Rada Polonii Świata skupiająca przedstawicieli największych organizacji zrzeszających Polonię i Polaków za granicą, w tym również Kongres Polaków i PZKO. Współorganizatorami są Senat RP oraz Stowarzyszenie „Wspólnota Polska”. Patronat honorowy nad zjazdem objął prezydent RP, Andrzej Duda, a przewodnictwa Komitetu Honorowego Zjazdu podjął się marszałek Senatu RP, Stanisław Karczewski. Jak bowiem wiadomo, to właśnie Senat sprawuje od czasów II Rzeczypospolitej opiekę nad Polonią. 

W ramach zjazdu będzie obradowało siedem tematycznych forów dyskusyjnych – Światowe Forum Nauki Polskiej Poza Granicami Kraju, Światowe Forum Edukacji Polonijnej, Światowe Forum Kultury Polonijnej, Światowe Forum Mediów Polonijnych, Światowe Forum Duszpasterstwa Polonijnego, Światowe Forum Sportu i Turystyki Polonijnej oraz Światowe Forum Organizacji Polonijnych. Łącznie weźmie w nich udział ok. 600 uczestników. Z Zaolzia wyjadą do stolicy delegacje Kongresu Polaków, Polskiego Związku Kulturalno-Oświatowego, Macierzy Szkolnej i Polskiego Towarzystwo Turystyczno-Sportowego „Beskid Śląski”. W skład delegacji Kongresu Polaków weszli prezes Mariusz Wałach i jego zastępcy Tomasz Pustówka i Józef Szymeczek, a także Karol Suszka, Michał Przywara i Stanisław Folwarczny. 

Sześcioosobową delegację wystawił również PZKO. Należą do niej prezes Helena Legowicz, jej zastępcy Andrzej Suchanek i Piotr Chroboczek, Halina Szczotka, Adam Kolasa i Andrzej Niedoba. Z kolei Macierz Szkolną będą reprezentowali w Warszawie Tadeusz Smugała i Zbyszek Bocek, a „Beskid Śląski” Henryk Cieślar. – My, oczywiście, skupimy się na sprawach szkolnictwa – zaznaczył Smugała. Jako uczestnik obrad Rady Oświaty Polonijnej z minister edukacji Anną Zalewską, do Warszawy wyjedzie już dwa dni wcześniej. 

Swoich przedstawicieli na Światowym Zjeździe Polonii i Polaków z Zagranicy będą miały również media. W Forum Mediów Polonijnych wezmą udział redaktor naczelny „Głosu”, Tomasz Wolff, oraz dwie dziennikarki „Zwrotu”, redaktor naczelna Izabela Żur i Katarzyna Czerna. 

Jak potwierdził wiceprezes Kongresu Polaków, Józef Szymeczek, reprezentanci Zaolzia wejdą w skład delegacji, które już w pierwszym dniu zjazdu złożą wieńce przy Grobie Nieznanego Żołnierza. – To dla nas ogromny zaszczyt, wielkie wyróżnienie – skomentował Szymeczek.