Projekty planowane do realizacji w pierwszym półroczu 2019 roku (styczeń-czerwiec) oraz projekty przedsięwzięć całorocznych należy przesłać do 23 września. Z kolei przedsięwzięcia planowane do realizacji w drugim półroczu 2019 roku (lipiec-grudzień) można zgłaszać do 31 marca 2019 roku.

Wnioski można przesyłać w wersji elektronicznej na adres: ostrawa.kg.sekretariat@msz.gov.pl, ewentualnie pocztą na adres placówki w Ostrawie: Konsulat Generalny RP w Ostrawie, ul. Blahoslavova 4, 701 00 Ostrawa. Dokumenty należy składać na formularzach stanowiących jednocześnie kosztorysy projektów. Jednocześnie w dokumentach warto wskazać te działania i pozycje finansowe, bez których projekt nie będzie miał szansy powodzenia. „Prosimy również o pozostawienie swojego imienia i nazwiska, jak również aktualnego numeru telefonu w razie konieczności kontaktu celem uzupełnienia wniosku. W przypadku składania więcej niż jednej oferty projektowej prosimy o informację dotyczącą zhierarchizowania ofert – od najbardziej do najmniej istotnej” – apelują pracownicy ostrawskiego Konsulatu RP.

Tym razem można zaś aplikować o pieniądze w ramach funduszu „szkolnictwo polskie za granicą” (środki przeznaczone mogą być np. na organizację zajęć języka polskiego i w języku polskim dla Polonii i Polaków za granicą, wynajem sali, zakup materiałów niezbędnych do nauki i wyposażenia sali lekcyjnych, organizację imprez i konkursów dla dzieci i młodzieży: olimpiad, dyktand, zawodów sportowych, uroczystości rozpoczęcia i zakończenia roku szkolnego, wycieczek edukacyjnych). Na wnioski czeka również fundusz „kultura i opieka nad miejscami pamięci narodowej”. W tej dziedzinie środki mogą być przeznaczone na organizację przedsięwzięć kulturalnych mających na celu podtrzymywanie polskiej kultury i tradycji za granicą oraz aktywizację środowisk polskich i polonofilskich, m.in. poprzez organizację konferencji, seminariów, wystaw, pokazów filmów polskich, obchodów ważnych rocznic historycznych, dni kultury polskiej, cyklicznych spotkań z przedstawicielami Polonii z dziedziny kultury, nauki, gospodarki i polityki, zakładanie polonijnych stron internetowych, komputeryzację i archiwizację zbiorów bibliotecznych, zakup sprzętu komputerowego, a także kosztyzakupu zniczy, wieńców i kwiatów, koszty utrzymania cmentarzy i tablic pamiątkowych oraz dofinansowanie budowy pomników i tablic.

„W ramach projektów nie będą jednak finansowane żadne wydatki związane z „wynagrodzeniem osobowym”, a więc honoraria dla artystów, członków jury, prelegentów, wynagrodzenia wypłacane na podstawie umów o dzieło czy umów zleceń. Koszty takie muszą być opłacane przez wnioskodawcę projektu i wpisane do budżetu jako wkład własny” – zaznaczają przedstawiciele ostrawskiego Konsulatu RP.

Placówka ta dokona wstępnej oceny nadesłanych ofert pod kątem spełniania wymogów formalnych oraz ich zgodności z celami polskiej polityki wobec Polonii zapisanymi w "Rządowym Programie współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą w latach 2015-2020”. Ostatecznej akceptacji projektów dokona jednak Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP.